„Einfach machen”: tysiące obywateli zgłasza absurdy niemieckiej biurokracji

Niemiecka biurokracja od lat uchodzi za jedną z najbardziej rozbudowanych w Europie. Dla jednych jest synonimem porządku i kontroli, dla innych – źródłem frustracji, opóźnień i niepotrzebnych kosztów. Od połowy grudnia 2025 r. obywatele i firmy dostali jednak nowe narzędzie, by tę frustrację zamienić w konkretne sygnały do rządu. Chodzi o portal „Einfach machen”, uruchomiony przez federalne ministerstwo ds. cyfryzacji.

Zainteresowanie przerosło oczekiwania administracji. W ciągu niespełna miesiąca na platformę wpłynęło ponad dwanaście tysięcy zgłoszeń. To wyraźny sygnał, że potrzeba upraszczania procedur nie jest abstrakcyjnym hasłem z debat politycznych, lecz realnym problemem, z którym obywatele stykają się na co dzień.

Gdzie biurokracja najbardziej boli

Z danych przekazywanych przez resort cyfryzacji wynika, że nieco ponad połowa zgłoszeń pochodzi od osób prywatnych, reszta od przedsiębiorców. Najczęściej opisywane problemy dotyczą klasycznych procesów urzędowych: składania wniosków, oczekiwania na decyzje administracyjne czy niejasnych formularzy. Spora grupa sygnałów dotyczy także podatków – obszaru, który w Niemczech od lat uznawany jest za szczególnie skomplikowany i trudny do zrozumienia bez wsparcia doradcy.

Nie są to więc pojedyncze skargi na „złego urzędnika”, lecz powtarzające się schematy. Obywatele wskazują na te same punkty zapalne: dublujące się dokumenty, brak spójności między urzędami, papierowe procedury tam, gdzie cyfryzacja mogłaby dawno uprościć sprawę.

Jak działa portal „Einfach machen”

Idea platformy jest prosta: każdy może opisać, gdzie i dlaczego administracja działa zbyt skomplikowanie. Formularz zaprojektowano tak, by jego wypełnienie zajmowało kilka minut. Najpierw użytkownik opisuje problem własnymi słowami, potem wybiera obszar tematyczny – na przykład podatki, zdrowie, energię, mobilność czy migrację – a na końcu odpowiada na kilka pytań doprecyzowujących, z jaką instytucją lub procedurą miał do czynienia.

Rząd podkreśla, że celem nie jest stworzenie kolejnej „skrzynki skarg”, lecz bazy wiedzy o tym, gdzie systemowo coś nie działa. Zgłoszenia są wstępnie sortowane przez pracowników ministerstwa – według tematu, pilności i potencjalnej wagi problemu. W przyszłości proces ten ma być wspierany przez narzędzia sztucznej inteligencji, które pomogą szybciej wychwytywać powtarzające się schematy.

Polityczna obietnica i realne oczekiwania

Uruchomienie portalu wpisuje się w szerszą narrację rządu o walce z nadmiarem regulacji i przyspieszeniu cyfryzacji państwa. Politycy od lat zapowiadają „odchudzanie” administracji, ale w praktyce zmiany postępują wolno. Teraz, dzięki tysiącom konkretnych przykładów od obywateli, rząd zyskuje argument: to nie abstrakcyjne raporty, lecz realne doświadczenia ludzi pokazują, gdzie należy ciąć procedury.

Pytanie brzmi jednak, co stanie się z tymi zgłoszeniami dalej. Samo zebranie opinii nie wystarczy, jeśli nie przełoży się na zmiany w przepisach lub praktyce urzędów. Dla wielu obywateli portal będzie wiarygodny tylko wtedy, gdy zobaczą, że wskazane absurdy faktycznie znikają – albo przynajmniej są upraszczane.

Co to oznacza dla mieszkańców Niemiec

Dla zwykłych mieszkańców – także dla Polaków żyjących w RFN – „Einfach machen” to sygnał, że administracja próbuje otworzyć się na oddolną krytykę. To również okazja, by problemy znane z codziennych kontaktów z urzędami nie ginęły w rozmowach przy kawie, lecz trafiały bezpośrednio do centralnej bazy.

Czy portal stanie się realnym narzędziem zmiany, czy jedynie wentylem bezpieczeństwa dla sfrustrowanych obywateli – okaże się w najbliższych miesiącach. Jedno jest pewne: skala zainteresowania pokazuje, że temat biurokracji w Niemczech dawno przestał być niszowy. Dla tysięcy ludzi to kwestia czasu, pieniędzy i zwykłej codziennej wygody.

Jak Polacy w Niemczech mogą skutecznie zgłaszać problemy urzędowe – krótki poradnik praktyczny

Kontakt z niemieckimi urzędami bywa dla wielu Polaków stresujący: skomplikowane formularze, długie terminy, niejasne decyzje. Warto wiedzieć, że w RFN istnieje kilka oficjalnych i skutecznych dróg zgłaszania problemów, które – użyte właściwie – naprawdę działają.

Poniżej najważniejsze zasady i narzędzia, z których warto korzystać.

1. Zawsze zbieraj konkrety, nie emocje

Niemiecka administracja reaguje na fakty, nie na ogólne skargi. Zanim cokolwiek zgłosisz, zapisz:

• nazwę urzędu i wydziału,

• daty (złożenia wniosku, odpowiedzi, terminów),

• numer sprawy (Aktenzeichen),

• dokładnie, co poszło nie tak (np. brak odpowiedzi, sprzeczne informacje, żądanie zbędnych dokumentów).

Im bardziej rzeczowy opis, tym większa szansa na reakcję.

2. Najpierw pytaj pisemnie – najlepiej e-mailem

Jeśli coś jest niejasne lub wygląda na błąd urzędu:

• napisz krótki, uprzejmy e-mail z pytaniem o podstawę prawną decyzji,

• poproś o wyjaśnienie „na piśmie”.

W Niemczech pisemny ślad ma ogromne znaczenie. Często już samo pytanie mailowe powoduje „przyspieszenie” sprawy.

3. Korzystaj z portalu „Einfach machen”

Jeśli problem ma charakter systemowy (np. absurdalny formularz, dublujące się procedury, brak cyfryzacji), możesz go zgłosić na rządowej platformie „Einfach machen”:

• opisujesz problem własnymi słowami,

• wskazujesz obszar (podatki, migracja, zdrowie, praca),

• zgłoszenie trafia do centralnej analizy.

To dobre narzędzie, gdy widzisz, że problem dotyczy nie tylko Ciebie.

4. W sprawach lokalnych – urząd wyżej, nie „głośniej”

Jeżeli urząd gminy lub miasta przeciąga sprawę:

• zwróć się do przełożonego wydziału,

• w ostateczności do Landratsamt lub odpowiedniego urzędu krajowego (Landesbehörde).

W Niemczech eskalacja „w górę” działa lepiej niż podnoszenie tonu na dole.

5. Masz prawo do odwołania – nawet bez prawnika

W wielu sprawach administracyjnych przysługuje Widerspruch (odwołanie):

• termin jest zwykle krótki (często 1 miesiąc),

• wystarczy proste pismo: „Hiermit lege ich Widerspruch gegen den Bescheid vom … ein”.

Nie trzeba od razu znać całej argumentacji – ważne, by zachować termin.

6. Gdy sprawa dotyczy cudzoziemców – szukaj wyspecjalizowanych punktów

W sprawach pobytowych, meldunkowych czy socjalnych pomocne bywają:

• Migrationsberatung,

• organizacje społeczne i poradnie dla migrantów,

• miejskie punkty doradcze (Beratungsstellen).

Często wiedzą one, jak „czytać” urząd i przyspieszyć sprawę.

7. Dokumentuj wszystko – nawet jeśli „to drobiazg”

Zachowuj:

• kopie pism,

• potwierdzenia wysyłki,

• screeny formularzy online,

• notatki z rozmów telefonicznych (data, nazwisko).

W niemieckiej administracji ten, kto ma dokumenty, ma rację – albo przynajmniej przewagę.

8. Kiedy warto iść krok dalej

Jeśli sprawa ma realne skutki finansowe lub prawne (zasiłki, pobyt, podatki), a urząd ewidentnie popełnia błąd:

• rozważ poradę prawną,

• czasem wystarczy jedno pismo od adwokata, by sprawa ruszyła.

  Wzór krótkiego maila do urzędu (DE)

  Betreff: Bitte um Auskunft / Klärung – Aktenzeichen [numer sprawy]

  Sehr geehrte Damen und Herren,
  
  ich beziehe mich auf meinen Antrag vom [data] / den Bescheid vom [data] mit dem Aktenzeichen [numer sprawy].

  Ich bitte um eine kurze schriftliche Erläuterung, aus welchem Grund [krótki opis problemu]. Zudem bitte ich um Information, welche weiteren Schritte oder Unterlagen erforderlich sind.

  Vielen Dank für Ihre Unterstützung.

  Mit freundlichen Grüßen
  [Imię i nazwisko]
  [Adres / numer klienta – jeśli dotyczy]

Najważniejsza zasada na koniec

Niemiecki urząd nie jest „przeciwko Tobie”, ale działa według procedur.
Skuteczność nie polega na walce, tylko na spokojnym, pisemnym i konsekwentnym działaniu.

Dla wielu Polaków w Niemczech największą zmianą jest zrozumienie jednego:
tu naprawdę da się zgłaszać problemy – pod warunkiem, że robi się to po niemiecku: rzeczowo, na piśmie i z terminami w ręku.

👉 „📄 Pobierz na dole strony PDF:  Zgłaszanie problemów urzędowych w Niemczech”