Jak korzystać z narzędzia do weryfikacji VAT UE (VIES) — krok po kroku

Czym jest VIES?

VIES (VAT Information Exchange System) to internetowe narzędzie Komisji Europejskiej, które umożliwia sprawdzanie, czy numer VAT UE kontrahenta z innego kraju Unii Europejskiej jest ważny i aktywny. System nie jest samodzielną bazą danych — przekazuje zapytanie do krajowych rejestrów podatników i zwraca odpowiedź o statusie VAT UE. 

To narzędzie jest szczególnie użyteczne, jeśli Twoja firma dokonuje transakcji wewnątrzunijnych (sprzedaż lub zakup towarów i usług z kontrahentami z innych państw UE).

Kiedy należy sprawdzić numer VAT UE?

Sprawdzanie numerów VAT UE jest ważne przede wszystkim wtedy, gdy:

• planujesz sprzedaż lub zakup towarów/usług z kontrahentami z UE,

• chcesz zastosować stawki VAT 0% lub NP przy transakcjach wewnątrzwspólnotowych,

• prowadzisz dokumentację dla kontroli podatkowej lub audytu.

Potwierdzenie, że numer VAT kontrahenta jest aktywny, pozwala uniknąć błędów podatkowych i potencjalnych kar. 

Gdzie znaleźć narzędzie VIES?

Oficjalna wyszukiwarka znajduje się na stronie Komisji Europejskiej:

👉 https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/#/vat-validation 

To narzędzie jest bezpłatne i nie wymaga logowania ani konta — wystarczy, że masz dostęp do Internetu.

Jak dokładnie używać narzędzia VIES?

Poniżej praktyczna instrukcja krok po kroku, którą możesz wykorzystać od razu:

1. Wejdź na stronę wyszukiwarki VIES:
   Otwórz przeglądarkę i przejdź pod adres narzędzia. 

2. Wybierz kraj kontrahenta:
   Z rozwijanej listy wybierz państwo członkowskie UE, w którym firma, którą chcesz sprawdzić, jest zarejestrowana. 

3. Wprowadź numer VAT UE kontrahenta:
   W odpowiednim polu wpisz numer VAT, który chcesz zweryfikować. Upewnij się, że numer jest podany prawidłowo i bez spacji. 

4. Kliknij „Verify” lub „Sprawdź”:
   Po chwili otrzymasz wynik wyszukiwania. 

5. Odczytaj wynik:

   • Jeśli narzędzie wyświetli status „valid” (ważny), oznacza to, że numer VAT UE jest aktywny i przypisany do zarejestrowanej firmy.

   • Jeśli wynik to „invalid” (nieważny) lub brak danych, numer może być błędny, nieaktywny albo kontrahent nie jest zarejestrowany do transakcji wewnątrzunijnych. 

Co oznacza wynik weryfikacji?

• Numer VAT UE ważny – firma figuruje jako podatnik VAT w kraju członkowskim i możesz zazwyczaj zastosować zasady rozliczeń wewnątrzunijnych (np. 0% VAT przy B2B). 

• Numer nieważny lub brak odpowiedzi – może to oznaczać błąd w numerze, problemy z aktywacją VAT UE, albo chwilowy brak danych z systemu krajowego. W takich przypadkach warto sprawdzić numer ponownie lub skontaktować się z kontrahentem. 

Dlaczego warto sprawdzać numery VAT?

Korzystanie z VIES to jeden z podstawowych elementów prawidłowego rozliczania VAT w transakcjach między krajami UE. Dzięki temu:

• możesz mieć pewność, że kontrahent jest zarejestrowany jako podatnik VAT UE,

• ograniczasz ryzyko błędów podatkowych i potencjalnych sankcji,

• masz dowód w postaci potwierdzenia z systemu (np. jako PDF lub zrzut ekranu) w razie kontroli. 

Co robić, jeśli numer VAT UE okazuje się nieaktywny?

Jeśli weryfikacja numeru VAT UE w VIES wykaże, że numer jest nieaktywny:

• sprawdź, czy numer został poprawnie wpisany,

• poproś kontrahenta o ponowne potwierdzenie lub aktualizację danych,

• skontaktuj się z urzędem skarbowym kontrahenta, jeśli to możliwe,

• w ostateczności możesz rozliczyć transakcję z VAT według zasad krajowych, jeśli numer nie jest ważny. 

Wskazówki praktyczne

• Zawsze zapisuj lub drukuj potwierdzenia weryfikacji VAT UE w VIES jako dowód dochowania należytej staranności podatkowej. 

• Jeśli często weryfikujesz wiele numerów, rozważ narzędzia automatyzujące ten proces (np. poprzez API lub dodatki do Excela).

• Pamiętaj, że VIES to wyszukiwarka, która odwołuje się do krajowych rejestrów VAT – to oznacza, że krótkie przerwy w działaniu baz krajowych mogą wpłynąć na wynik wyszukiwania.

Podsumowanie

Narzędzie VIES to bezpłatne i oficjalne rozwiązanie UE do sprawdzania numerów VAT przedsiębiorstw działających na terenie Unii Europejskiej. Korzystając z niego krok po kroku możesz:

• potwierdzić status VAT kontrahenta,

• upewnić się co do poprawności danych,

• bezpiecznie rozliczać transakcje wewnątrzunijne.