Policja, urząd meldunkowy, pracodawca, organizacja wolontariacka – w każdej z tych sytuacji prędzej czy później pojawia się to samo pytanie: czy ma Pan/Pani aktualne Führungszeugnis? Policyjne zaświadczenie o niekaralności od lat należy w Niemczech do najczęściej wymaganych dokumentów urzędowych. I od lat wygląda to podobnie: wniosek, opłata, a potem oczekiwanie na list z urzędu. Teraz ma się to zmienić – i to szybciej, niż wielu się spodziewało.

Federalne Ministerstwo Sprawiedliwości zapowiada pełną cyfryzację Führungszeugnis. Zgodnie z projektem ustawy, który trafił już do procedowania, dokument ma być dostępny również w wersji elektronicznej, jako plik PDF dostarczany bezpośrednio do wnioskodawcy. Oznacza to odejście od wyłącznej formy papierowej, wysyłanej tradycyjną pocztą, na rzecz rozwiązania znanego już z bankowości czy usług komercyjnych.

Zaświadczenie o niekaralności wydaje Bundesamt für Justiz, który rocznie obsługuje około pięciu milionów wniosków. To sprawia, że po dowodzie osobistym i akcie urodzenia Führungszeugnis jest jednym z najczęściej wymaganych dokumentów w Niemczech. Skala jest więc ogromna – a każda zmiana proceduralna natychmiast dotyka milionów obywateli.

Według zapowiedzi resortu, cyfrowa wersja dokumentu nie będzie jedynie skanem papierowego zaświadczenia. PDF ma być wyposażony w specjalny kod weryfikacyjny, który pozwoli pracodawcy lub instytucji sprawdzić jego autentyczność za pomocą dedykowanej aplikacji. W praktyce oznacza to koniec sytuacji, w których dokument trzeba dostarczać fizycznie lub obawiać się, że kopia nie zostanie uznana.

Dostęp do cyfrowego Führungszeugnis ma odbywać się przez konto BundID, czyli centralny system identyfikacji obywateli w usługach administracji publicznej. To rozwiązanie, które już dziś funkcjonuje przy innych procedurach urzędowych, ale wciąż jest wykorzystywane znacznie rzadziej, niż zakładały pierwotne plany cyfryzacji państwa. Nowy projekt może to zmienić, bo dotyczy dokumentu używanego masowo i regularnie.

Federalna minister sprawiedliwości Stefanie Hubig określa projekt mianem „wzorcowego przykładu modernizacji państwa”. W jej ocenie cyfrowe Führungszeugnis ma oszczędzić obywatelom nie tylko czas, ale i nerwy związane z wizytami w urzędach oraz oczekiwaniem na korespondencję. To ważna deklaracja, zwłaszcza w kraju, w którym cyfryzacja administracji od lat postępuje wolniej, niż zapowiadano.

Projekt zakłada, że cyfryzacja obejmie nie tylko standardowe zaświadczenie o niekaralności, ale również rozszerzone Führungszeugnis oraz europejskie Führungszeugnis, wymagane w niektórych zawodach i przy pracy transgranicznej. Dla wielu osób – zwłaszcza pracujących z dziećmi i młodzieżą albo często zmieniających miejsce zatrudnienia – może to oznaczać realne uproszczenie procedur.

Nie bez znaczenia są również koszty. Według danych przytaczanych w niemieckich mediach, utrzymanie infrastruktury informatycznej dla cyfrowego Führungszeugnis ma kosztować około 2,4 mln euro rocznie. Rząd liczy jednak na częściową rekompensatę tych wydatków dzięki większej liczbie wniosków składanych online oraz oszczędnościom na wysyłce pocztowej. W dłuższej perspektywie cyfrowa forma dokumentu ma więc nie tylko przyspieszyć procedury, ale też obniżyć koszty administracyjne.

Dla obywateli kluczowe pytanie brzmi jednak nie „ile to kosztuje państwo”, lecz czy faktycznie zniknie papierowy obowiązek. Zgodnie z zapowiedziami – nie całkowicie. Tradycyjna wersja Führungszeugnis ma pozostać dostępna dla osób, które nie korzystają z usług cyfrowych lub wolą formę papierową. Cyfryzacja ma być alternatywą, nie przymusem.

Jeśli projekt przejdzie całą ścieżkę legislacyjną bez opóźnień, pierwsze cyfrowe Führungszeugnisse mogą trafić do obywateli jeszcze w tym roku. Dla wielu będzie to drobna zmiana w codziennym życiu, ale symbolicznie – jeden z tych momentów, w których niemiecka administracja po raz pierwszy wyraźnie dogania realia XXI wieku.